「自社の商品やサービスを多くの人に直接アピールしたい」と考える企業にとって、展示会は効果的なプロモーションの場です。
しかし、初めて出展する場合は
「準備に何をすればよいのか 」
「どんなスケジュールで進めるのか」
など不安や疑問が尽きないかもしれません。
そこで本記事では、展示会出展に向けて基礎的な計画の立て方から実際のスケジュール、当日の運営、そして撤収後のフォローアップまでを詳しく解説します。
しっかりとした準備が成功への大きな鍵となるため、この機会にぜひ出展準備の流れを押さえておきましょう。
展示会出展に向けて何から始めたらいいの？
示会に出展するにあたって、まず最初に考えるべきは「何のために出展するのか」という目的の明確化です。新商品のPR、取引先や顧客への認知度向上、あるいは市場調査など、目的によって準備する内容が大きく変わります。出展の目的を明確にすることで、関係者の意思統一が図りやすくなり、予算やスケジュールの設定もしやすくなるはずです。
あわせて、自社がどの展示会に出展するかを慎重に選ぶ必要があります。業界や業種に特化した展示会もあれば、幅広い業種を対象とした総合的な展示会も存在します。
ターゲットとする来場者の属性や規模、会場の場所などを総合的に検討し、自社の出展目的に合った展示会を選ぶことが重要です。
展示会出展の基本計画と大まかなスケジュール
ここでは、展示会出展にあたって押さえておきたい主なスケジュールを時期ごとに解説します。
全体像を把握したうえで、社内外との連携を密に取りながら準備を進めると効率的です。
出展6か月前
展示会への申し込み時期は、多くの場合で半年以上前から受付が始まります。早期に申し込むと、ブースの場所を優先的に選べるケースも多いため、出展を決めたら速やかに行動するとよいでしょう。
展示会に申し込む
まずは主催者のウェブサイトや案内資料を確認し、申込手続きを行います。出展費用や申込締切日、必要書類などをしっかりチェックしましょう。 申し込みと同時に、出展の目的・目標を改めて明確にします。
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ブースの場所を決める
同じ展示会でも、会場内の場所によって来場者の流れや注目度が大きく変わります。入口付近や主要導線沿いなど、人が多く通るエリアは競争率が高めです。
予算や製品の特性を踏まえ、どこなら目立ちやすいかを考慮して場所を選びます。
出展3ヵ月前
出展まで残り3か月となった時期には、当日のコンセプトやブースの運営計画を具体化していきます。
ここで決めた方向性がブースのデザインやスタッフの配置などにつながるため、しっかりと議論しましょう。
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出展コンセプト決定
「どんなテーマで、どのような体験を提供するか」を明確にします。製品やサービスをどのように見せたいか、来場者にどう印象づけたいかなど、目標とするビジョンをチーム内で共有する必要があります。
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ブースの運営、デモンストレーション計画
製品の実演（デモ）や来場者向けプレゼンテーションを行う場合は、時間配分やスタッフの配置計画を立てます。
デモが行われるタイミングやステージの広さ、使用する機材などをリストアップし、必要なものを早めに確保しましょう。
展示ブース施工会社の検討
ブースを自社で設計・施工するには専門知識が必要になるため、多くの場合は展示ブースの施工会社に依頼します。
コンセプトや予算を伝え、過去の実績を見ながら最適な施工会社を選定することが重要です。
出展1ヵ月前
当日の動きが具体的に見えてくる時期です。搬入・搬出方法から宣伝資料、案内状など細部にわたる調整が必要になります。
当日の搬入・搬出の手配をする
展示物やデモ機材などを会場に運ぶためのスケジュールと物流手配を固めます。
車両の手配や搬入許可証の取得など、事前に決めておくべきことが多いです。
説明資料・リーフレットの作成
ブースを訪れた来場者に配布する資料やリーフレットを作成・印刷しておきます。デザインや文章の内容を十分にチェックし、誤字脱字がないように注意します。
客に案内状を送る
既存顧客や見込み客に対して、展示会出展を周知する案内状やメールを送ります。出展ブース番号やアクセス方法など、来場者が迷わないよう情報を具体的に記載すると良いでしょう。
展示会2日前｜出展ブースの設営
大規模な展示会の場合、2日前から会場の設営が許可されることがあります。施工会社や自社スタッフが集まり、ブースの骨組みやパネル、照明などを設置していきます。
設営が予定通り進んでいるかをチェックし、問題があれば迅速に修正しましょう。
展示会1日前｜出展ブースの設営
最終的なディスプレイや物品の配置、音響や映像機器の調整を行います。
資料やノベルティの設置もこのタイミングで完了させると、当日スムーズにブース対応に集中できます。
機材の通電確認やトラブルシュートも忘れずに行います。
撤収
展示会が終了したら、速やかにブースの撤収作業を行います。施工会社と協力して、ブース装飾や機材を撤去し、会場を原状復帰の状態に戻します。搬出許可証や時間制限がある場合も多いため、事前に確認しておきましょう。
会期後
展示会が終わってからが、本当の勝負ともいわれます。フォローアップや効果測定を行い、次回以降の出展に活かしていきましょう。
出展報告
社内や関係者に向けて、展示会での成果や来場者数、問い合わせ数などを報告します。予め設定していた目標に対して、どの程度達成できたかを客観的に分析すると、今後の改善点が見えやすくなります。
来場者のフォローアップ
名刺交換や商談を行った来場者に対して、早めにお礼や追加情報をメールや電話で連絡します。これにより、リード（見込み客）の獲得から受注へつなげるチャンスを逃さずに済みます。
長期的なスケジュールを組んで出展準備を滞りなく行おう
展示会への出展準備は、出展6か月前の申し込みから会期後のフォローアップまで、長期的なスケジュールにわたります。出展コンセプトを定め、ブースの設計や人員配置、資料作成、集客対策など、やるべきことは多岐にわたりますが、事前にしっかりと計画を立てれば大きな成果を得られる可能性が高まります。
とくに、ブースの設計や演出は来場者の印象を大きく左右するため、プロの力を借りてインパクトのある空間を作り上げるのがおすすめです。
弊社「TRA-展示会」では、ブース設計から施工までワンストップで対応し、企業のブランドイメージを最大限に引き出すサポートを行っております。展示会を成功させたいとお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。しっかりと準備を行い、多くの見込み客と出会い、ビジネスチャンスを広げましょう。